構想

FrankuLにて担っているMIND SPARK事務局運営の中で、受講生管理や予約管理、メール対応の効率化が課題として見えてきました。顧客情報の管理とコミュニケーション、予約状況が分散しやすく、対応状況の把握や個別対応に手間がかかる場面もあったため、運用に適した形で一元管理できる仕組みを整える必要がありました。

そこで、事務局業務に沿った形で活用できる独自システムとして「GrowBase」を構想・開発。受講生の成長を支える基盤であると同時に、事業全体もともに育っていく場としての意味を持たせています。将来的には、事務局だけでなくインストラクターも活用できる形へと展開していくことを見据えた設計としています。

制作

PHPを用いてシステムを構築。初期フェーズでは、管理者ログイン機能を起点に、新規顧客登録、既存顧客の検索、顧客データの閲覧・編集機能を実装しました。

あわせて、受講やセッションの予約情報を管理できる機能を組み込み、顧客ごとの状況を一覧で把握できる設計としています。

さらにメール配信基盤を連携し、顧客詳細画面からボタン操作でメール文面を自動生成できる仕組みを構築。予約状況や受講内容に応じた対応が可能となり、個別対応の質を保ちながら、日々の業務負荷の軽減につながる構成としました。

また、サーバー環境にはXserverを採用し、Xserverメール（Xmail）との連携により、既存のメール運用ともなじむ形でシステムに取り込める構成としています。

事務局運営の実務フローに沿って設計することで、無理なく運用に組み込める形に整えています。

ポイント

・顧客・予約・メールの一元管理
　分断されていた情報を一つの導線に統合

・事務局業務に即した設計
　実際の運用フローをもとに機能を整理

・状況に応じたメール生成
　受講内容に合わせた柔軟な対応を実現

・インストラクター展開を見据えた構造
　利用者拡張を前提とした設計

種類	顧客管理・予約・メール配信システム開発
担当	ディレクター：川角智美　 コーディング：N.Katsumata　小山絵梨子
ツール	PHP / HTML / CSS / JavaScript / Xserver

日々の運用の中で生まれる課題を一つずつ整理し、仕組みとして整えることで、継続的に使い続けられる基盤へとつなげています。FrankuLでは、実務に根ざした設計と運用とのなじみを大切にしながら、無理のない形で整えていきます。

日々の運用に合わせた仕組みづくりやシステム整備についても、どうぞお気軽にご相談ください。