対応業務

ホームページの更新管理やECサイトの運用をお任せいただいている、KILANA風雅堂　茂木の利子先生の出版記念パーティにおいて、事務局運営業務を一括して担当いたしました。

• 開催通知の作成・配信
• お申し込み受付
• 入金管理
• 参加者リストの整備
• 最終案内
• 付随連絡（会場へのお花の送付など）
• ペーパーアイテムの制作（名札・お土産袋など）
• お土産セットの準備（書籍・浄化スプレー・携帯クリーナー等を袋詰め）
• 当日の受付対応（来場者受付・名札配布・お土産手渡し）
• 事後フォロー（お礼のご連絡）

開催の告知から当日の受付、アフターフォローまで、イベントをトータルでサポートし、特に、会場で使用するネームカード（首から下げる名札）や、ロゴ入りお土産紙袋などのペーパーアイテム制作は、スムーズな受付から、会場への誘導と、会場全体の雰囲気を演出する大切な要素としてご評価いただきました。

業務体制

出版記念パーティ当日、参加者は200名。
受付担当の事務局では、来場者のお名前確認やお土産のお渡し、プレゼントのお預かり、さらに会場案内（お手洗いの場所など）と多岐にわたる対応が求められます。
限られた時間でスムーズに受付を進めるため、効率的な仕組みが必要です。

そのための仕組み作りとして以下3点を工夫しました。

• ロゴ入り紙袋をデザイン
  フランクルウェブにて、KILANA様のロゴ入り紙袋をデザインし事前に発注。
  当日、会場にて紙袋の中に「書籍1冊」「お菓子」「浄化スプレー」「携帯クリーナー」の3点をあらかじめ詰めて準備。
• ネームカード（お名前札）
  フランクルウェブにて、ご参加のみなさま全員分のネームカード（首から下げる紐タイプ）の発注と、お名前カードを制作。
  ネームカードにお一人お一人、お名前カードを事前にセット。
• 受付の流れをシンプルに
  パーティ当日は、全員分のネームカードを受付に並べ、来場者は自分の名前のネームカードを受け取るだけで受付完了。
  名簿チェックが不要となり、お土産の手渡し忘れも防止。
  また、ネームカードは当日の会場内で名札代わりになり、会場内のみなさまとのコミュニケーションに役立てることが出来る。
  

今回の工夫により、受付時間が大幅に短縮され、200名の来場者対応もスムーズに進みました。
参加者は名札をすぐに身につけられることで交流がしやすくなり、満足度も向上。
受付側も名簿確認の手間がなくなり、会場案内や来賓対応に集中できました。

さらに、紙袋がすべてなくなれば全員受付完了と把握できるため管理も容易に。
ロゴ入りの紙袋で特別感を演出しつつ、名札とお土産を一体化することで効率化と忘れ物防止を実現できた事例となりました。

種類	出版記念パーティ用ペーパーアイテム制作
担当	川角智美 清水麻子
仕様	紙袋へのロゴ印刷 ネームカード印刷

この度は私たちをパートナーにお選びいただきまして、ありがとうございました。

パーティ用ペーパーアイテム制作も、私たちフランクルウェブにおまかせください。
専属デザイナーが在籍しており、ロゴやイベントのテーマに合わせたオリジナルデザインをご提案いたします。
招待状やメニュー表、名札、紙袋など、会場全体を統一感のある世界観で演出することが可能です。
特別な一日を彩るペーパーアイテムで、より印象に残るパーティーをお手伝いいたします。

事務局としては、告知段階からアフターフォローまでを一貫してお任せいただける体制を整えております。
出版記念パーティや周年記念イベントなど、「企画の顔」を支える裏方業務をトータルでご依頼いただける点が私たちの強みです。